Lisaks põhjalikule analüüsile valmis ka klikitav prototüüp, mille kasutuskogemust testiti nii elanike kui ka ametnikega. Analüüsi viis läbi disainiagentuur Velvet.
Peamine sõnum on järgmine: Eesti vajab ühist teenusruumi, mis seob olemasolevad süsteemid kodaniku jaoks tervikuks ja KOVi jaoks paremini hallatavaks.
Miks oli analüüsi vaja?
Eesti kohalike omavalitsuste digiteenuste maastik on aastate jooksul kujunenud väga mitmekesiseks, kuid samas ka killustunuks. Kodaniku vaates tähendab see, et teenuse leidmine nõuab teadmisi sellest, milline omavalitsus teenust pakub ning millisest iseteenindusest või veebilehelt seda otsida. KOVide vaates on murekohaks aga teenuseinfo haldamise ebaühtlane kvaliteet ja info dubleerimine eri kanalites. Teenuseid pakutakse paralleelselt KOVide veebilehtedel, iseteenindusportaalides (nt SPOKU, OVP, ARNO), valdkondlikes riiklikes infosüsteemides ning osaliselt ka eesti.ee-s. Kodaniku jaoks tähendab see sageli, et õige „ukse” leidmiseks peab teadma, milline teenus kuulub riigile, milline omavalitsusele ja millises keskkonnas seda parasjagu pakutakse.
Eestis on 78 omavalitsust, kus igaühes pakutakse hinnanguliselt sadu avalikke teenuseid, ning elanikele teenuste osutamiseks on kasutusel umbes 20 infosüsteemi. Teenused küll töötavad, kuid nende leidmine, mõistmine ja haldamine on keeruline nii kodaniku kui ka ametniku vaates.
Analüüs kinnitas, et probleem ei peitu üksikus puuduvas IT-lahenduses, vaid kogu teenuste ökosüsteemi ülesehituses. Teenuseid arendatakse ja hallatakse täna valdavalt omavalitsuse-, valdkonna- ja süsteemipõhiselt, mitte kodaniku vaatest lähtuva tervikuna. Iga uus teenus või riiklik nõue lisab süsteemi täiendava kihi, mille haldamine eeldab rohkem käsitööd ja kooskõlastusi. Eriti teravalt puudutab see väiksemaid omavalitsusi, kus arendusvõimekus on piiratud.
Kuidas analüüs tehti?
Töö tugines mitmekesistele sisenditele ja triangulatsioonile, et vähendada üksikute allikate kallutatuse riski. Analüüsiti varasemaid uuringuid ja dokumente, kaardistati teenuseid ning nendega seotud infosüsteeme ja viidi läbi süvaintervjuud viie pilootomavalitsusega (Tallinna ja Tartu linna ning Viimsi, Põhja-Pärnumaa ja Otepää vallaga), et katta erineva suuruse ja digivõimekusega KOVe.
Lisaks kaasati mitmed riigiasutused ja seotud osapooled, sealhulgas Riigi Infosüsteemi Amet (RIA), Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Justiits- ja Digiministeerium, TEHIK ning erinevad infosüsteemide arendajad ja teenusepakkujad. Täiendavat sisendit koguti KOVide digivõrgustiku seminaril, kus osales ligikaudu 60 omavalitsuse esindajat. Eraldi hinnati lahenduse õiguslikku teostatavust.
Valitud suund: ühine teenusruum, mitte uus „monoliit”
Analüüsi käigus kaaluti kolme stsenaariumi. Üks neist nägi ette kõiki seniseid lahendusi asendava keskse superplatvormi loomise. See tunnistati ebarealistlikuks ja kõrge riskiga: suuremad omavalitsused on oma süsteemidesse juba märkimisväärselt investeerinud, andmete migreerimine kümnetest süsteemidest oleks tehniliselt keeruline ja kulukas ning kogu lahenduse väljatöötamine võib jääda venima.
Valituks osutus ühise teenusruumi suund. See tähendab, et olemasolevad KOVide infosüsteemid ja töökorraldus jäävad alles, kuid nende kõrvale luuakse ühine teenuseinfo, andmevahetuse ja kuvamise kiht. KOVi teenuste platvorm toimib niinimetatud keskse vaherakendusena, mis seob omavahel teenuseinfo algallikad, platvormi haldus- ja andmevahetuskihi ning kasutajale nähtavad kanalid, sealhulgas riigiportaali eesti.ee ja KOVide veebilehed.
Selline lähenemine loob tasakaalu keskse koordineerimise ja kohaliku autonoomia vahel.
• Omavalitsus vastutab oma teenuste sisu, tingimuste ja info õigsuse eest.
• ELVL vastutab platvormi tooteomanikuna selle arendamise ja toimimise korraldamise eest.
• Eesti.ee riigiportaal toimib väravana, kus teenused on leitavad ja arusaadavalt kirjeldatud, kuid ei muutu omavalitsuste teenuste menetlus- ega back-office-platvormiks.
Kodaniku vaatest toimib tulevikulahenduses riigiportaal eesti.ee „fassaadina”, kus kuvatakse KOVi teenuste kataloogi ja detailset infot. Tehniliselt kasutatakse selleks mikroesitlustehnoloogiat (MFE), mis tähendab, et kasutaja näeb KOVi teenuseid riigiportaali kasutajakogemuse osana, kuigi info pärineb kesksest KOVi teenuste platvormist. Kodaniku jaoks on oluline, et ta ei pea mõtlema asutustest, vaid oma vajadusest, olgu selleks lapse sünd, kolimine või toetuse taotlemine. Süsteem suudab teenuseid koondada elusündmuste loogika alusel.
Arenduse elluviimiseks keskendub lahendus esimeses etapis avalikule teenuseinfole: teenuste kataloogile, standardiseeritud teenusekirjeldustele, ametniku haldusliidesele, riigiportaali integreeritud kasutajaliidesele (MFE-lahendus) ning API-põhisele andmekasutusele. Lõppkasutaja autentimine, taotluste esitamine ja menetluste läbiviimine jäävad järgmistesse etappidesse.
Mida prototüübi testimine näitas?
Kontseptsiooni valideerimiseks loodi klikitav prototüüp, mis võimaldas läbi mängida nii elaniku kui ka ametniku vaate. Testimine kinnitas, et vajadus ühtse KOVi teenusruumi järele on kasutajate vaates olemas. Nii elanikud kui ka ametnikud eelistasid lahendust, kus teenused on leitavad ühest kohast ning kasutuskogemus ei sõltu sellest, milline organisatsioon või infosüsteem teenuse taga on.
Kasutajad ootavad eelkõige ühte kohta koondatud teenusruumi, lihtsat otsingut, elusündmustest lähtuvat loogikat ning sujuvat liikumist eri süsteemide vahel. Väärtust nähti ka ühtsemas autentimises ja standardiseeritumas teenuseinfo halduses.
Kuidas edasi?
Analüüs jõuab järeldusele, et valitud lahendus on teostatav, kui seda viiakse ellu etapiviisiliselt. Mõistlik on alustada kontrollitud ulatusest, ühest olemasolevast ja mitut omavalitsust hõlmavast algallikast (näiteks 45 omavalitsuses kasutusel olev OVP, mille arendamine käib ELVLi kaudu), et testida platvormi põhiloogikat ilma, et esimeses etapis tuleks lahendada kõigi süsteemide liidestused korraga.
Ka õiguslik analüüs kinnitas, et platvormi arendamine on võimalik ja põhjendatud. Esimese skoobi tasemel on lahendus hästi kooskõlas kehtiva õigusega.
Projekti tulemusena valmis ülevaade KOVi teenusruumi kitsaskohtadest, tulevikulahenduse kontseptsioon ja tehnilise arhitektuuri põhimõtted, klikitav prototüüp koos kasutajatestimise tulemustega, etapiviisiline elluviimise kava ning ettepanek haldus- ja juhtimismudeliks. Aruanne sisaldab ka hinnangulist maksumuse ja ressursivajaduse ülevaadet, mis on mõeldud edasise eelarvestamise ja otsustamise toetamiseks.
See töö loob aluse järgmisteks sammudeks. Keskne roll selle elluviimisel on ELVLil kui platvormi tooteomanikul ja koordineerijal, kelle ülesanne on hoida ühtset prioriteetide vaadet, koordineerida omavalitsuste kaasamist ning teha koostööd RIA ja olemasolevate süsteemide omanikega.
Analüüsi koostas Velvet. Lõpparuanne koos lisadega on kättesaadav aadressil https://elvl.ee/tegevussuunad-ja-valdkonnad/ikt-koordineerimine/kov-teenuste-platvorm
Analüüsi „Kohalike omavalitsuste teenuste platvormi eelanalüüs ja analüüsi põhjal uue lahenduse prototüübi loomine” rahastati Euroopa Liidu toetustest ELVLi valdkondliku digipöörde projekti raames.
