Regionaal- ja Põllumajandusministeeriumi kohalike omavalitsuste osakonna õigusnõunik Olivia Taluste tutvustas lühidalt KOKSi isikuandmete töötlemise aluseid.
KOKSi asjakohased muudatused, mis reguleerivad KOVis isikuandmete töötlemist küsitluste, kaasamise, analüüside ja uuringute vajadusteks ning isikuandmete saamise õigus valla- ja linnaelanike kaasamis- ja osalemisõiguste kontrollimiseks, jõustusid 20.02.2026. Küsitluste ja kaasamise puhul on KOKS andnud ette rahvastikuregistri maksimaalse andmekoosseisu, mida KOV võib isiku nõusoleku põhjal töödelda. Küsitluste korraldamiseks ja elanike kaasamise tarvis valimi moodustamiseks ning valimisse kuuluvate isikutega kontakteerumiseks on valla või linna ametiasutusel ja ametiasutuse hallataval asutusel õigus teha päringuid rahvastikuregistrisse isikute ees- ja perekonnanime, isikukoodi, elukoha- ja kontaktandmete ning emakeele andmete saamiseks. Vastavalt küsitlusele või kaasamise eesmärgile tuleb arvestada, et küsitaks vaid asjakohaseid andmeid. Isikuandmete töötlemisel tuleb alati silmas pidada ka isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) isikuandmete töötlemise põhimõtteid, sealhulgas nõuet, et töödeldavad isikuandmed peavad olema asjakohased, olulised ja piiratud sellega, mis on vajalik nende töötlemise eesmärgi seisukohalt (võimalikult väheste andmete kogumine).
Valla või linna ametiasutusel ja ametiasutuse hallataval asutusel on KOKSi järgi õigus teha poliitika kujundamiseks analüüse ja uuringuid ning saada selleks teise vastutava või volitatud töötleja andmekogudest isikuandmeid, sealhulgas pseudonüümitud andmeid. Andmekaitse Inspektsioon hindab enne andmekogu vastutavale töötlejale KOVi asjakohase taotluse esitamist avaliku huvi olemasolu, andmete töötlemise eesmärki, andmekoosseisu minimaalsust ja andmete säilitamise vajadust. Andmekogust isikuandmete väljastamise otsustab andmekogu vastutav töötleja, võttes arvesse Andmekaitse Inspektsiooni hinnangut. KOV peab analüüsi ja uuringu koostamiseks päringut tehes arvestama ka sellega, et see seonduks mõne avaliku ülesandega. Analüüs ja uuring peavad olema seotud mõne KOVile seadusega või seaduse alusel antud ülesande täitmisega (kohustuslikud omavalitsuslikud ülesanded). Analüüsi ja uuringu koostamise volitusnormi näol võib tegemist olla ka KOV volikogu või valitsuse enda õigusaktiga, milles antakse KOV ametiasutusele või hallatavale asutusele õigus või kohustus viia läbi teatud analüüse või uuringuid.
KOKSi sätteid ei kohaldata kui uuringu, analüüsi, küsitluse, kaasamise eesmärgid ja isikuandmete töötlemise ulatus tulenevad muust õigusaktist (valdkonnaseadus).
Tallinna Strateegiakeskuse linna digiteenuste andmekaitsebüroo andmekaitsejuht Merit Valgjärv tutvustas koolitusel KOVides küsitluste, analüüside ja uuringute tarbeks andmekaitsenõuete kohaldamise näited Tallinna praktika põhjal ja jagas soovitusi hea praktika kujundamiseks. Merit selgitas, kuidas piiritleda KOVis läbiviidavaid küsitlusi, uuringuid ja analüüse ning elanike kaasamist ja tõi oma ettekandes välja ka samm-sammulise juhise, milliste üldiste nõuetega erinevates isikuandmete küsimise või töötlemise etappides praktikas arvestada.
Siseministeeriumi rahvastiku toimingute osakonna rahvastikuregistri halduse talituse nõunik Katrin Jõesalu jagas praktilisi soovitusi KOV küsitluste korraldamiseks rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu taotlemiseks ja tutvustas rahvastikuregistri andmetele juurdepääsu menetlemise infosüsteemi. Katrin tõi välja, kuidas taotlust vormistada ja kuidas tagatakse rahvastikuregistris olevatele isikuandmetele juurdepääs. KOVid peavad rahvastikuregistrile taotluse esitamisel arvestama järgmiste nõuetega:
- esitada tuleb andmete töötlemise eesmärk, õiguslik alus, küsitav andmekoosseis;
- mis KOVi ülesandega taotlus seondub, sh millisest õiguslikust alusest tuleneb nii KOVi ülesanne (eesmärk) kui isikuandmete töötlemise alus;
- kas taotletud andmekoosseis vastab eesmärgile ja õiguslikule alusele (nõuded isikuandmete töötlemisele, sh minimaalsuse nõue).
